Virtuelle Teams ## Mit diesen Tipps klappt die digitale Zusammenarbeit

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Virtuelle Teams ## Mit diesen Tipps klappt die digitale Zusammenarbeit

Virtuelle Teams sind aus den Leben vieler Menschen längst nicht mehr wegzudenken. Seit die Corona-Krise Millionen Menschen ins Home Office fesselt, wird die digitale Zusammenarbeit zunehmend wichtiger. Das gewohnte Zusammenarbeiten wird dadurch jedoch gehörig auf den Kopf gestellt.

Wir werfen einen Blick auf Herausforderungen, Probleme und Lösungen und zeigen, wie virtuelle Teams erfolgreich zusammen arbeiten.

Virtuelle Teams: die Herausforderungen

Ein Man sitzt in einem Kaffee und nimmt an einem Web-Meeting teil. Das ist Kernelement eines virtuellen Teams. Bild: Unsplash/Austin DistelEin Man sitzt in einem Kaffee und nimmt an einem Web-Meeting teil. Das ist Kernelement eines virtuellen Teams. Bild: Unsplash/Austin Distel

Virtuelle Teams arbeiten nur über den Computer zusammen. Das erfordert ein Umdenken auf allen Seiten. Bild: Unsplash/Austin Distel

Die digitale Zusammenarbeit über regionale, nationale und kulturelle Grenzen hinweg ist ein prägendes Element unseres Arbeitsalltags – gerade in größeren, international agierenden Unternehmen. Mitarbeiter arbeiten hier nicht nur traditionell im Büro. Stattdessen liegt das mobile Arbeiten voll im Trend und verspricht Arbeitnehmern eine bessere Work-Life-Balance und eine bessere Effizienz. Außerdem erhöhen die gewährten Freiheiten die Attraktivität des Arbeitgebers beträchtlich.

Die Freiheit und die Arbeit aus dem Home Office mag für „Profis“ auch durchaus effektiv sein. Doch nicht jeder Mitarbeiter kann beispielsweise von Zuhause die tägliche Arbeit in gleicher Qualität verrichten. Das ist aber nicht nur der Technik, den Aufgaben, dem mitunter unruhigen Umfeld oder der ungewohnten Situation geschuldet.

Hinzu kommt der fehlende persönliche Kontakt – nicht nur mit einigen Kollegen, sondern mit dem ganzen Team. Gleichfalls benötigt es strukturierende Regeln, die für alle im Home Office gelten. Delegiert man ein virtuelles Team, ist gerade hier die richtige Führung von Bedeutung. Beachten Sie diese Herausforderungen für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit.

Virtuelle Teams benötigen klare Regeln

Das Bild zeigt Menschen, die mit Lego-Figuren ein virtuelles Team nachstellen. Bild: Unsplash/Vlad HilitanuDas Bild zeigt Menschen, die mit Lego-Figuren ein virtuelles Team nachstellen. Bild: Unsplash/Vlad Hilitanu

Die Arbeit in virtuellen Teams ist anders und herausfordernd als die Arbiet gemeinsam vor Ort. Bild: Unsplash/Vlad Hilitanu

So wie Regeln im Büro gelten, benötigen auch virtuelle Teams einen Leitfaden, der die Arbeitsweise vorgibt und strukturiert. Klar definierte Ziele und Regeln gilt es auf- und umzusetzen und ein jeder muss sich an die Home-Office-Spielregeln halten.

Dazu gehören zunächst feste, gemeinsame Termine, an denen, wenn möglich, alle Mitarbeiter teilnehmen sollten, die für den Termin eingeplant sind. Denn egal ob Webmeeting oder Face-to-Face: Derjenige, der den Termin erstellt hat, hat nicht ohne Grund entsprechende Kollegen zum Termin eingeladen.

Auch ehrliches Feedback – sowohl an den Chef als auch an die Kollegen – ist ein Kernelement digitaler Zusammenarbeit. Nur so können Arbeitsabläufe verbessert und Frustration vermieden werden.

Virtuelle Zusammenarbeit geht allerdings auch oft mit extremer Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten einher. Eine Lösung, um sich nicht zu verpassen, ist ein gemeinsam gepflegter Kalender. Jeder Mitarbeiter kann hier seine Arbeitszeiten hinterlegen und zum Beispiel definieren, um welche Uhrzeit er verfügbar ist. Die Uhrzeiten müssen verbindlich sein.

Die digitale Führung virtueller Teams

Ein motivierender Teamgeist – also Kollegen, die sich untereinander gut verstehen und motiviert, engagiert und professionell an einem gemeinsamen Ziel arbeiten – kann virtuell nur schwer erreicht werden. Wie kann man die Zusammenarbeit erfolgreich beeinflussen?

In einer Führungsposition sollten Sie sich an folgende Regeln halten, um die Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit als Team erfolgreich zu meistern:

  • Treffen Sie sich (virtuell): Ob in regelmäßigen Web-Meetings, je nach Unternehmens- und Abteilungsgröße mehrmals wöchentlich beziehungsweise sogar täglich, sollten auf der Agenda stehen. Jedem Mitarbeiter sollte die Möglichkeit gegeben werden, sich einzubringen.
  • Kommunikations-Tools nutzen: Nutzen Sie Collaboration-Tools wie Microsoft Teams oder Slack, um Informationen abseits der Meetings zu kommunizieren. Die entscheidenden Vorteile: Jeder kann die Informationen einsehen und abrufen und seinen Senf schriftlich dazugeben. Auch flexible Arbeitszeiten machen Ihnen so keinen Strich durch die Rechnung.
  • Kommunizieren Sie eher zu viel als zu wenig: Bedenken Sie, dass Ihre Kollegen und Mitarbeiter im Home Office vieles nicht erfahren, wenn Sie es Ihnen nicht sagen. Sie fungieren quasi als Sprachrohr, egal ob Sie Chef, Abteilungs- oder Teamleiter sind. Lassen Sie Ihre Kollegen nicht im Unklaren – eine unwichtige Information zu viel ist besser als eine wichtige Information zu wenig.
  • Schaffen Sie Vertrauen: Vertrauen Sie, anstatt zu kontrollieren. Gerade im Home Office können Sie Ihre Mitarbeiter nicht kontrollieren. Vermitteln Sie Vertrauen, geben Sie regelmäßig positives Feedback – nichts spornt besser an als ein ehrliches Lob.

Nehmen Sie sich diese Tipps zu Herzen, um virtuelle Teams erfolgreich zu führen.

Die Wichtigkeit virtueller Kaffeepausen

Das Bild zeigt ein Beispiel eines virtuellen Feierabendbiers, eine Möglichkeit, virtuelle Teams in einem informellen Termin zusammenkommen zu lassen. Bild: IT-SERVICE.NETWORKDas Bild zeigt ein Beispiel eines virtuellen Feierabendbiers, eine Möglichkeit, virtuelle Teams in einem informellen Termin zusammenkommen zu lassen. Bild: IT-SERVICE.NETWORK

Virtuelle Teams leben auch vom informellen Austausch, zum Beispiel bei einem Feierabendbier! Bild: IT-SERVICE.NETWORK

Kennen Sie einen der wichtigsten Orte in Unternehmen? Es ist die Kaffee-Ecke. Hier kommen Kollegen zusammen, tauschen sich aus – neben beruflichen natürlich auch über private Dinge – und so wird hier eines der wichtigsten Elemente eines funktionierenden Teams umgesetzt: das Teambuilding.

Wenn allerdings jedes Team-Mitglied aus dem Home Office arbeitet, kommt es nicht zu einem Face-to-Face-Austausch in der Kaffee-Ecke. Dabei bleibt die persönliche Kommunikation häufig auf der Strecke, gerade bei Kollegen, die nicht täglich miteinander in Kontakt stehen. Und das ist einer der Hauptgründe, wieso virtuelle Teams scheitern.

Eine mögliche Lösung: virtuelle Kaffeepausen. Definieren Sie einen oder mehrere feste Termine in der Woche, in dem Sie sich informell virtuell zusammenfinden. Wie wäre es zum Beispiel mit ein Feierabendbier nach getaner Arbeit? Oder regelmäßigen kurzen Kaffeepausen von maximal 15 Minuten? Auch im Home Office muss man schließlich Pausen einlegen.

Virtuelle Teams nur mit funktionierender IT!

Virtuelle Teams schaffen Potential für Unternehmen und Mitarbeiter. Gleichzeitig bergen sie aber auch Herausforderungen. Doch damit virtuelle Teams überhaupt funktionieren können, muss die technische Grundlage dafür geschaffen werden. Läuft die IT, kann auch die gemeinsame Teamarbeit gelingen.

Egal ob bei der IT-Austattung, der Home-Office-Einrichtung oder der Installation passender Software inklusive eines funktionierenden Collaboration-Tools: Wenden Sie sich an Ihren Experten aus dem IT-SERVICE.NETWORK. Unsere IT-Spezialisten schaffen die technische Grundlage für Ihre funktionierende Firmen-IT. Ermitteln Sie gemeinsam Ihre Ziele und legen Sie die Umsetzung in erfahrene Hände. Werfen Sie doch einen Blick in unser Service-Portfolio und überzeugen Sie sich selbst. Übrigens: Viele Dienstleistungen sind auch per Fernwartung zu erledigen.

Susanna Hinrichsen-Deicke

Susanna Hinrichsen-Deicke arbeitet seit August 2019 als Content-Marketing-Writer für den IT-SERVICE.NETWORK-Blog. Die passionierte Autorin hat ein Gefühl für aktuelle IT-Themen und IT-Bedrohungen und ist in der Lage, das geballte IT-SERVICE.NETWORK-Expertenwissen leserfreundlich darzustellen.

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